DECRETO MINISTERIALE ITALIANO 15.11.2011

Marzo 13, 2023

Aggiornamento: 31 ago 2023

Decreto Ministeriale Italiano 15 Novembre 2011 – CRO (Traduzione in italiano)

MINISTERO DELLA SALUTE

DECRETO 15 Novembre 2011

Definizione dei requisiti minimi per le Contract Research Organizations (CROs) impegnate in studi clinici farmaceutici.

Contenuti

Articolo 1. Ambito di applicazione
Articolo 2. Definizioni
Articolo 3. Requisiti minimi generali
Articolo 4. Requisiti per le attività di monitoraggio
Articolo 5. Requisiti per le attività di auditing su studi o centri sperimentali
Articolo 6. Requisiti per analisi statistiche e gestione dati
Articolo 7. Operatività e notifica dei requisiti
Articolo 8. Rappresentanza legale e responsabilità dei promotori
Articolo 9. Modalità di trasmissione delle informazioni
Articolo 10. Entrata in vigore

Articolo 1 – Ambito di applicazione

Il decreto stabilisce i requisiti minimi che le organizzazioni private, indicate all’art. 20, comma 3, del D.Lgs. 24 giugno 2003, n. 211, devono possedere, oppure qualsiasi altro organismo a cui lo sponsor affida alcune o tutte le responsabilità dello studio clinico, definite come CRO negli articoli seguenti.

Nota: Il DM 15/11/2011 non si applica agli studi osservazionali o agli studi con dispositivi medici. Pertanto, i monitor che operano in questi studi non devono rispettare i requisiti specifici indicati nel decreto.

Articolo 2 – Definizioni

Per i fini del decreto si intendono:

a) Contract Research Organization (CRO): società, istituto o organizzazione privata con cui lo sponsor stipula un contratto o accordo per affidare parte o tutte le responsabilità dello studio clinico (redazione protocollo, selezione centri e sperimentatori, monitoraggio, gestione dati, rapporti statistici, documentazione regolatoria), secondo gli standard GCP senza pregiudicare le responsabilità dello sponsor stesso.

b) Standard di Buona Pratica Clinica (GCP): standard come da allegato 1 al DM 15 luglio 1997 e D.Lgs. 6 novembre 2007, n. 200.

c) Promotore dello studio (Sponsor): ente o persona responsabile dell’avvio, gestione e finanziamento dello studio clinico.

d) Monitor: persona che valuta l’andamento dello studio nei centri clinici e verifica la conformità al protocollo, SOP, normativa e GCP.

e) Quality Assurance (QA): insieme di azioni pianificate per assicurare la corretta conduzione dello studio e la qualità dei dati.

f) Verifica o auditing: controllo sistematico e indipendente delle attività e documenti dello studio per verificare conformità a protocollo, SOP, GCP e normative applicabili.

g) Auditor: persona responsabile delle attività di auditing della CRO.

h) Direttore medico o scientifico: responsabile tecnico-scientifico della CRO.

i) Statistico: responsabile tecnico-scientifico per le attività statistiche.

l) Monitor esperto: monitor in possesso dei requisiti di cui all’art. 4, compresi quelli specifici per attività avanzate.

m) Auditor esperto: auditor in possesso dei requisiti di cui all’art. 5, compresi quelli specifici.

n) Studio clinico: studio clinico di medicinali come definito dal D.Lgs. 6 novembre 2007, n. 200.

Articolo 3 – Requisiti minimi generali

Per operare, la CRO deve soddisfare almeno:

a) Requisiti organizzativi e strutturali:

Atto costitutivo e statuto coerenti con l’obiettivo della CRO.
Elenco delle attività che la CRO svolgerà.
Organigramma funzionale e nominativo con responsabili per ogni attività.
Direttore medico o scientifico con laurea in medicina o discipline scientifiche pertinenti e almeno 2 anni di esperienza documentata.
Personale sufficiente e qualificato.
Sede operativa adeguata per lo svolgimento delle attività e conservazione documenti riservati.

b) Requisiti di qualità:

Presenza di SOP per tutte le attività della CRO.
Sistema di qualità (QMS) conforme a ISO o equivalenti e Quality Manual aggiornato.
Attività documentate di QA.
QA Manager con laurea, esperienza ≥1 anno e ≥15 giorni di formazione teorica negli ultimi 2 anni; non può coincidere con l’auditor sugli stessi studi.
Programma annuale di formazione documentato per dipendenti e consulenti.
Tutte le attività CRO devono rispettare GCP.
Sistema documentale adeguato per tracciare tutte le attività.

c) Aggiornamento del personale:

Personale tecnico-scientifico e QA deve ricevere almeno 30 ore di aggiornamento ogni 12 mesi.
Personale amministrativo, finanziario e servizi generali è esonerato.

Articolo 4 – Requisiti per il monitoraggio

Il personale deve avere:

Laurea in discipline sanitarie/scientifiche.
≥40 ore di formazione teorica nell’anno precedente su GCP, GMP, farmacovigilanza, qualità, monitoraggio.
≥20 giorni di attività di supporto a un monitor esperto (almeno 50% in loco).
≥4 mesi di esperienza in controllo/QA o farmacovigilanza; alternative possibili.
Formazione specifica sullo studio da monitorare.

Monitor con esperienza documentata può essere esentato da alcuni requisiti.
Aggiornamento annuale minimo di 30 ore obbligatorio.
Per sistemi tecnologici avanzati (es. e-CRF) è richiesto addestramento specifico.
Monitor esperto deve effettuare almeno 15 giorni di visite annuali.
Interruzioni giustificate non comportano perdita di qualifica, ma in caso di >12 mesi, almeno 2 visite di supporto sono richieste prima di riprendere attività autonoma.

Articolo 5 – Requisiti per auditing

Auditor deve avere:

Laurea in discipline sanitarie/scientifiche.
≥60 ore di formazione teorica nell’anno precedente su QA, metodologia, GCP, GMP, farmacovigilanza.
≥20 giorni di attività di supporto ad auditor esperto (almeno 50% in loco).
≥4 mesi di esperienza in QA/QC/farmacovigilanza; alternative possibili.
Formazione specifica sullo studio da auditare.

Auditor con esperienza documentata può essere esentato da alcuni requisiti.
Aggiornamento annuale minimo di 30 ore obbligatorio.
Per auditing con sistemi avanzati (e-CRF) è richiesto addestramento specifico.
Auditor esperto deve effettuare almeno 12 giorni di auditing all’anno.
Interruzioni giustificate non comportano perdita di qualifica; >12 mesi richiedono almeno 2 visite di supporto.
Auditor con esperienza precedente può continuare anche senza laurea specifica.

Articolo 6 – Requisiti per analisi statistiche e gestione dati

Statistico qualificato con:

Laurea in statistica o disciplina equivalente; master o dottorato accettabili.
≥2 anni di esperienza nel settore.
Aggiornamento annuale obbligatorio.

Gestione dati con personale qualificato e software validato secondo GCP.
Strutture e sistemi IT adeguati per sicurezza fisica e logica dei dati.

Articolo 7 – Operatività e notifica dei requisiti

Solo le CRO in possesso dei requisiti possono operare in Italia.
Funzioni già documentate prima dell’entrata in vigore possono continuare anche se non conformi ai nuovi requisiti.
Professionisti freelance devono rispettare gli stessi requisiti e operare all’interno del QMS della CRO.
CRO già registrate non devono reinviare documentazione; nuove CRO devono notificare entro 15 giorni (30 giorni prima per CRO nuove).
Possesso dei requisiti soggetto a verifica da AIFA.
CRO e sponsor devono fornire documentazione ai dipendenti/consulenti su richiesta.

Articolo 8 – Rappresentanza legale e responsabilità

CRO estere deve avere rappresentante legale in uno Stato membro UE e soddisfare requisiti equivalenti.
Decreto non esonera gli sponsor dalle responsabilità.

Articolo 9 – Modalità di trasmissione delle informazioni

Trasmissione a AIFA secondo quanto previsto dalla delibera del 23 dicembre 2008.

Articolo 10 – Entrata in vigore

Il decreto sarà registrato presso la Corte dei Conti.
Sostituisce il DM del 31 marzo 2008 e entra in vigore 15 giorni dopo la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale.

Roma, 15 novembre 2011
Il Ministro: Fazio
Registrato Corte dei Conti il 19 dicembre 2011

Riepilogo pratico per CRO straniere

Per gestire studi clinici interventistici in Italia è obbligatorio avere:
1. Rappresentante legale in UE → ClinOpsHub può fornire questo servizio.
2. Sistema di qualità conforme al DM 15/11/2011 → il nostro QMS è pienamente conforme.

Solo al soddisfacimento di questi requisiti una CRO può operare autonomamente e legalmente sul territorio italiano.