Administrative Officer (stage)

📍 Sede di lavoro: Mesagne (BR)

🕒 Orario: Full-time

💼 Tipologia: Stage curriculare o extracurriculare

Chi siamo 

ClinOpsHub S.r.l., fondata nel 2014, è una Contract Research Organization (CRO) registrata sul sito AIFA dal 2019, in conformità ai requisiti previsti dal D.M. 15.11.2011.

Operiamo nel settore della Ricerca Clinica fornendo servizi di supporto ad aziende farmaceutiche, centri sperimentali, laboratori e altre CRO a livello nazionale e internazionale, con particolare attenzione alla qualità, alla formazione e alla crescita professionale delle persone che entrano a far parte del nostro team.

Chi stiamo cercando 

Cerchiamo una risorsa da inserire in stage nel dipartimento Amministrazione, interessata ad acquisire esperienza pratica nelle principali attività amministrative, contabili e gestionali di un contesto aziendale. La risorsa sarà affiancata dal Responsabile di riferimento e avrà la possibilità di conoscere da vicino i principali processi amministrativi aziendali, sviluppando progressivamente competenze nell’ambito della fatturazione, della gestione dei pagamenti e delle scadenze, dell’amministrazione del personale, dei rimborsi spese e delle attività organizzative di supporto.

Di cosa ti occuperai 

Durante il percorso di stage avrai l’opportunità di affiancare il team nelle seguenti attività:

• supporto nell’emissione e nella gestione delle fatture attive;
• raccolta, verifica e archiviazione delle fatture passive;
• inserimento di dati contabili nei sistemi gestionali aziendali;
• supporto nelle attività di riconciliazione documentale tra conti bancari, pagamenti e fatture;
• monitoraggio delle scadenze di pagamento di clienti e fornitori;
• supporto nella gestione dei flussi di pagamento;
• supporto nel controllo degli incassi e nelle attività di sollecito amministrativo ai clienti secondo le procedure interne;
• raccolta mensile delle presenze dei dipendenti;
• supporto nella gestione documentale relativa a malattie, infortuni, TFR e altre pratiche di amministrazione del personale;
• supporto nella prenotazione di alloggi e trasporti per le trasferte aziendali;
• raccolta e verifica delle note spese dei dipendenti;
• controllo della documentazione relativa a rimborsi, trasferte e rimborsi chilometrici;
• inserimento e organizzazione dei dati relativi a viaggi e trasferte;
• supporto nelle attività di segreteria e organizzazione amministrativa;
• supporto nella programmazione delle attività di pulizia e manutenzione ordinaria e straordinaria degli uffici.

Requisiti 

Cerchiamo una persona con:

• Diploma o percorso universitario, preferibilmente in Economia, Amministrazione, Management o discipline affini;
• interesse per le attività amministrative, contabili e organizzative;
• buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel, Word e Outlook;
• buone capacità organizzative e attenzione ai dettagli;
• capacità di gestire attività e scadenze in modo ordinato e preciso;
• buone capacità relazionali e predisposizione al lavoro in team;
• approccio logico e orientamento alla risoluzione dei problemi;
• capacità di individuare e gestire le priorità;
• buona conoscenza della lingua inglese;
• proattività, affidabilità e volontà di apprendere.

Non è richiesta una precedente esperienza lavorativa in ambito amministrativo. Eventuali esperienze, anche brevi, saranno considerate un plus.

Cosa offriamo 

Lo stage rappresenta un percorso di formazione sul campo finalizzato a permettere alla risorsa di:

• conoscere concretamente il funzionamento dell’area amministrativa di un’azienda operante nel settore della Ricerca Clinica;
• acquisire esperienza pratica nelle attività di fatturazione e gestione documentale;
• comprendere i principali processi relativi a pagamenti e scadenze;
• sviluppare competenze nell’amministrazione del personale e nella gestione delle trasferte;
• acquisire maggiore autonomia nell’utilizzo di strumenti informatici e gestionali;
• costruire una prima esperienza professionale in un ambiente giovane, dinamico e strutturato.

Come candidarsi 

Invia il tuo CV e una breve lettera motivazionale, raccontandoci chi sei, cosa cerchi, cosa ti motiva professionalmente e cosa vorresti imparare durante questa esperienza, a: cv@clinopshub.com

Inclusione e pari opportunità 

L’annuncio è rivolto a candidati di ogni genere, età e nazionalità, nel rispetto del D.Lgs. 198/2006 e della Direttiva 2000/78/CE. ClinOpsHub promuove attivamente un ambiente di lavoro inclusivo e orientato alla valorizzazione delle diversità. A parità di valutazione, potrà essere data priorità a candidati appartenenti a categorie attualmente meno rappresentate all’interno del team.

Privacy 

I dati personali saranno trattati nel rispetto del Regolamento UE 679/2016 (GDPR) e della normativa vigente in materia di protezione e conservazione dei dati personali.